Veja aqui o inteiro teor da Solução de Consulta COSIT n.° 102, de 29 de junho de 2026:

O que é o regime de caixa no Simples Nacional

No Simples Nacional existem duas formas de decidir quando uma receita entra na conta do imposto.

• Regime de competência: a receita conta no mês em que você faturou ou prestou o serviço, mesmo que ainda não tenha recebido.
• Regime de caixa: a receita conta no mês em que o dinheiro efetivamente entra no caixa.

O regime de caixa costuma ser vantajoso para quem vende parcelado ou fia para o cliente, porque você paga o imposto conforme recebe, e não antes. Essa opção é uma escolha do contribuinte, prevista no art. 16 da Resolução CGSN nº 140/2018.

Atenção ao prazo: o regime de caixa tem data para acabar

Com a reforma tributária (Lei Complementar nº 214/2025), a possibilidade de optar pelo regime de caixa no Simples Nacional vai até o período de apuração de dezembro de 2026. Depois disso, a regra passa a ser o regime de competência. Se o regime de caixa faz sentido para o seu negócio, vale planejar essa transição com antecedência.

Caixa não é a mesma coisa que competência para tudo

Aqui mora um erro que custa caro. Optar pelo regime de caixa não desliga a competência para todos os fins. Ele serve apenas para calcular a base de cálculo mensal, ou seja, o valor sobre o qual o imposto do mês incide (art. 19, parágrafo único, da Resolução).

Para outras contas importantes, como a receita bruta anual, a faixa de alíquota e o fator “r”, continua valendo a receita faturada (competência), independentemente de você ter recebido ou não.

Exemplo prático

Uma confeitaria fatura R$ 10.000 em fevereiro. Recebe R$ 6.000 à vista e deixa R$ 4.000 para receber em março. No regime de caixa, ela paga o imposto de fevereiro sobre R$ 6.000 e o de março sobre os R$ 4.000, quando o dinheiro entra. Já para saber em qual faixa de alíquota ela está no ano, os R$ 10.000 inteiros contam desde fevereiro.

Quando você paga imposto mesmo sem ter recebido

Aqui está o ponto central. Mesmo no regime de caixa, existem situações em que a receita ainda não recebida é antecipadamente tributada. A Receita Federal organiza essas hipóteses em dois grupos (art. 20 da Resolução).

1. A trava contra o adiamento sem fim

Nas vendas ou serviços a prazo, a parcela que ainda não venceu deve entrar na base de cálculo, no máximo, até o último mês do ano seguinte ao da venda. É uma trava para impedir que a tributação seja empurrada indefinidamente.

Exemplo prático

Uma loja vende uma geladeira parcelada em 24 vezes em março de 2025. Sem essa regra, o imposto ficaria “espalhado” por dois anos. Com a trava, o que ainda não tiver sido recebido até dezembro de 2026 já precisa ser tributado, mesmo sem o dinheiro ter entrado por completo.

2. Os eventos de saída

Tudo o que você faturou e não recebeu também é tributado de uma vez quando o negócio “sai” da situação atual, nas seguintes hipóteses:

• Encerramento da atividade, no mês em que isso acontece;
• Volta ao regime de competência, no último mês em que o caixa ainda vale;
• Exclusão do Simples Nacional, no mês anterior aos efeitos da exclusão.

A lógica é simples. Se a empresa vai mudar de regime ou encerrar, a receita pendente não pode ficar sem tributação.

Cliente não pagou: os “créditos não mais cobráveis”

Esta é a boa notícia para quem levou calote. Quando um valor se torna um crédito não mais cobrável, ele fica de fora da base de cálculo. Em outras palavras, você deixa de pagar imposto sobre um dinheiro que provavelmente nunca vai receber (arts. 77 e 78 da Resolução).

O benefício, porém, tem condições e pode ser desfeito. O valor só fica fora do imposto enquanto:

1. você mantiver em dia as obrigações acessórias do art. 77, principalmente o Registro de Valores a Receber; e
2. não ocorrer nenhum dos eventos de saída (encerramento, volta à competência ou exclusão).

O benefício é reversível

Se, no ano seguinte, você encerrar a atividade, aquele crédito considerado impagável volta para a base de cálculo. Ou seja, não é uma isenção definitiva, e sim uma suspensão que dura enquanto as duas condições acima se mantêm.

Como provar que o crédito é “não mais cobrável”

Um valor só vira não mais cobrável quando as tentativas de cobrança se mostram comprovadamente infrutíferas (art. 77, §§ 5º e 6º). E aqui vem a parte que alivia:

Você não precisa esgotar todos os meios de cobrança. A Receita Federal foi clara ao dizer que basta comprovar uma tentativa efetiva, por pelo menos um dos meios previstos, com documentação. Um protesto ou uma notificação de cobrança devidamente registrada, por exemplo, tende a cumprir esse papel. O que importa é ter a prova.

O Registro de Valores a Receber: a obrigação que gera multa

Muitos empreendedores nem sabem que ela existe, e é justamente onde a fiscalização costuma pegar. O Registro de Valores a Receber (Anexo IX da Resolução) precisa conter todas as vendas faturadas para recebimento a prazo, e não apenas as que o cliente deixou de pagar.

As exceções são as vendas por administradoras de cartão (art. 77, § 3º) e as feitas por cheque, que têm tratamento próprio (art. 77, § 4º). O prazo para escriturar segue o do próprio imposto, em regra o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração (art. 40), salvo prorrogação.

Por que isso importa no seu bolso

Se você deixar de manter esse registro em dia, perde o direito de tirar os créditos não mais cobráveis da base de cálculo. Na prática, o descumprimento dessa obrigação faz o valor do calote voltar a ser tributado.

Caso especial: mensalidades escolares

Escolas têm uma dúvida recorrente. Quando um responsável atrasa e a dívida é renegociada ou reparcelada, isso cria nova receita ou reabre prazos? A resposta da Receita Federal é não.

As anuidades e semestralidades escolares são faturadas conforme a Lei nº 9.870/1999. Renegociar ou reparcelar uma mensalidade atrasada não gera nova receita e não reinicia a contagem de prazos. O valor permanece como crédito cobrável e só sai da base de cálculo quando a cobrança se mostrar comprovadamente sem sucesso, dentro das mesmas regras acima.

Resumo prático para o seu negócio

• No caixa, você paga conforme recebe, mas essa regra vale só para o imposto do mês, não para a alíquota anual.
• Vendas a prazo têm prazo limite para serem tributadas, mesmo sem recebimento (até o fim do ano seguinte).
• Calote pode sair do imposto, desde que vire crédito não mais cobrável e você guarde a prova da cobrança.
• Uma tentativa de cobrança comprovada já basta. Não é preciso esgotar tudo.
• Mantenha o Registro de Valores a Receber em dia, com toda a carteira a prazo, e não só os inadimplentes.
• O regime de caixa acaba em dezembro de 2026. Planeje a transição.

Perguntas frequentes

Preciso pagar imposto do Simples Nacional sobre uma venda que ainda não recebi?

No regime de caixa, em regra, você só paga quando recebe. As exceções são as parcelas a prazo não pagas até o último mês do ano seguinte e os chamados eventos de saída, como encerramento da atividade, exclusão do Simples ou volta ao regime de competência.

O regime de caixa do Simples Nacional vai acabar?

Sim. Por causa da reforma tributária (Lei Complementar nº 214/2025), a opção pelo regime de caixa vale apenas até o período de apuração de dezembro de 2026.

O cliente não pagou. Posso deixar esse valor fora do imposto?

Pode, se o valor for considerado um crédito não mais cobrável. Para isso, você precisa ter tentado cobrar por pelo menos um meio, guardar a prova da tentativa e manter a escrituração em dia.

Preciso esgotar todas as formas de cobrança?

Não. A Receita Federal exige apenas a comprovação de uma tentativa efetiva de cobrança, e não o esgotamento de todas as possibilidades.

O que é o Registro de Valores a Receber e ele é obrigatório?

É uma obrigação acessória do regime de caixa (Anexo IX da Resolução CGSN nº 140/2018) que deve registrar todas as suas vendas a prazo. É obrigatório, e sua falta pode fazer o valor de créditos não pagos voltar a ser tributado.

Renegociei a dívida do cliente. Isso muda o imposto?

Não. Renegociar ou reparcelar não cria nova receita nem reinicia prazos. O valor continua cobrável até que a cobrança se mostre comprovadamente sem sucesso.